Cloud statt eMail?

„Die E-Mail ist die Büro-Plage des 21. Jahrhunderts.

Dutzende elektronische Nachrichten bekommt der durchschnittliche Angestellte jeden Tag“, schrieb die Mitteldeutsche Zeitung am 20.11.2011. Und weiter: „Der Chef des Konsumgüterkonzerns Henkel, Kasper Rorsted, hat dies erkannt und will nun ein Zeichen setzen: Er hat allen Mitarbeitern des Dax-Konzerns zwischen Weihnachten und Neujahr ein E-Mail-Verbot verordnet. ‘Nur weil sich irgendjemand irgendwo langweilt, muss ich keine Mails lesen‘, wetterte er - und sprach sich regelrecht in Rage: ‚Das ist auch eine Frage des Respekts, womit man Leute behelligt.‘“.

Nun weiß auch Herr Rorsted, dass sich ein Problem nicht lösen lässt indem man davor die Augen verschließt. Denn selbstverständlich ist eMail heute das etablierte Medium zum elektronischen Versenden von Textnachrichten am Computer. Und vergleichbare Dienste – sei es nun SMS oder ähnliche wie WhatsApp – funktionieren im Grunde auch nicht anders. Hinter der etwas hetzerisch wirkenden Kritik verbirgt sich eine durchaus ernstzunehmende Kritik an der Funktionsweise von eMail und vergleichbaren Diensten. Was in der Anfangszeit des Internets eine sensationelle Neuerung war – Textnachrichten von einem Computer zu einem anderen irgendwo auf der Welt übertragen zu können – reicht heute vom Funktionsumfang her offenbar nicht mehr aus. Und die hohe Flexibilität von eMail – man kann ja im Grunde ganz einfach alles damit versenden – wird zum Problem. Nicht nur Systemadministratoren können ein Lied singen von Versuchen ihrer „Kunden“, gerippte DVDs als eMail-Anhang zu versenden oder irgendwelche Belanglosigkeiten mal eben an den Verteiler „alle“ zu schicken – mit der bekannten Folge, dass die Adressaten sich dann in Antworten beschweren die gleichfalls an diese Verteilerlisten gesendet werden etc. Da in den meisten Unternehmen eMails mittlerweise auch archiviert werden um beispielsweise die Anforderungen der GDPdU zu erfüllen, kommt hinsichtlich des eMail-Verkehrs noch hinzu, dass zum einen enorm viele eMails archiviert werden, die keine unternehmenswichtigen Informationen beinhalten, und zum anderen diese eMails aus Gründen des Schutzes der Privatsphäre möglicherweise gar nicht archiviert werden dürfen.

Geschäftsprozesse

IT verliert Kontrolle

IT verliert Kontrolle über Geschäftsprozesse

Die renommierte Computerfachzeitschift iX berichtete in der Mai-Ausgabe 2011: „Rund zwei Drittel aller Geschäftsprozesse entziehen sich der Kontrolle der IT-Abteilung, denn sie resultieren aus IT-Wildwuchs in den Fachabteilungen. Zu diesem Ergebnis kommt das Forum "Quo vadis BPM?" nach einer Analyse von Geschäftsprozessveränderungen in deutschen Konzernen. Das Gremium arbeitet unter dem Dach der Software-Initiative Deutschland.

Die Fachanwender setzen vor allem Microsofts Büroprogramme ein, um betriebliche Abläufe losgelöst von der IT-Zentrale zu starten. Laut Studie liegt jeder dritte Geschäftsprozess entgegen allen Konzernvorschriften als Excel-Tabelle vor, die die Beteiligten per E-Mail untereinander austauschen. Ein weiteres Drittel entfällt auf das Datenbankprogramm Access, das die Fachabteilungen zum Organisieren betrieblicher Abläufe zweckentfremden. Die IT-Abteilung kontrolliert demnach nur noch rund ein Drittel aller Prozesse in der dafür vorgesehenen Standardsoftware etwa von SAP oder Oracle.

Als Ursache hat das Forum die immer höhere Geschwindigkeit ausgemacht, mit der Geschäftsprozesse angepasst werden müssen. Die IT-Abteilung kann dieses Tempo nicht mitgehen, was die Fachabteilungen zur Selbsthilfe zwingt. Besserung ist nicht in Sicht: Herbert Kindermann, Vorsitzender des Forums, schätzt, dass bald rund 80% aller Geschäftsprozesse in deutschen Unternehmen auf Excel oder Access basieren.“

Wie diesen Trend stoppen?

Prozess-Herrschaft

ExsoForm ist für die Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT-Abteilung konzipiert

Wenn in einem Unternehmen schnell ein neuer Geschäftsprozess umgesetzt werden soll oder ein vorhandener Prozess schnell modifiziert werden muss, kommt es häufig zu Problemen.

Die IT-Abteilung möchte gern ein Projekt daraus machen, es vernünftig dokumentieren, testen und dann unter Berücksichtigung diverser Aspekte wie Sicherheit, Zugriffsschutz, Nachverfolgbarkeit, Datensicherung etc. einführen und dabei alle unternehmensinternen Richtlinien für die Einführung von Software berücksichtigen.

Die Fachabteilung erkennt die Vorteile dieser Vorgehensweise, hat aber keine Zeit - und häufig auch kein Budget - für eine solche Umsetzung. Also greift man zu Behelfstechniken wie Word, Excel oder Outlook und untergräbt damit alle von der IT aufgestellten Regeln.

Warum setzen Sie in solchen Situationen nicht ExsoForm ein? ExsoForm bildet beide Gesichtspunkte ab: Einerseits kann die Fachabteilung schnell eigene Geschäftsprozesse implementieren: Formular erstellen, Workflow definieren, „fertig“. Andererseits lebt ExsoForm in der Infrastruktur der IT-Abteilung: zentrale Datenhaltung, Versionierung, Dokumentation, Zugriffskontrolle, all dies ist in ExsoForm standardmäßig vorhanden und kann im Unternehmen zentral verwaltet werden.